Sistem ERP
Istilah ERP tentu sudah tidak asing lagi di telinga para ahli bisnis, meskipun Anda mungkin tidak mengetahui manfaat serta fungsinya secara langsung. Khususnya bagi perusahaan yang tengah berkembang, ERP memiliki peran penting dalam mengumpulkan serta mengorganisir kunci informasi perusahaan sehingga perusahaan dapat beroperasi dengan efisien seraya terus memperluas bisnis mereka. Akan tetapi, bagaimana sebenarnya cara kerja ERP dan apa saja yang bisa ERP lakukan demi memperlancar jalannya operasional perusahaan?
Mengenal Sistem ERP Lebih Jauh
Pertama-tama, marilah kita bicarakan lebih detail mengenai apakah ERP itu sebenarnya. Enterprise Resource Planning, atau yang lebih kita kenal dengan ERP, merupakan program software yang dapat menjalankan proses-proses bisnis secara otomatis dan memberi masukan juga kontrol-kontrol internal berdasarkan data yang telah dikumpulkan dari bermacam departemen. Departemen-departemen ini meliputi accounting, supply chain, manufacturing, human resources atau HR, sales, dan juga marketing. Mudahnya, ERP menyatukan seluruh proses bisnis sehari-hari, tak peduli berapa kompleksnya, menjadi satu sistem yang sederhana.
Setelah semua data dari berbagai departemen tadi terkumpul, ERP lalu akan menyatukan semuanya di suatu database sentral. Dengan sistem ini, para pemimpin perusahaan akan dapat menerima bermacam informasi dari lintas-departemen, memudahkan mereka untuk menganalisis berbagai situasi, menemukan cara untuk meningkatkan kinerja proses, dan juga meraih efisiensi yang signifikan. Artinya, para pegawai akan memakan lebih sedikit waktu dalam menggali informasi yang dibutuhkan sehingga perusahaan dapat menghemat biaya dan meningkatkan produktivitas di waktu yang bersamaan.
Alasan Mengapa Anda Harus Mulai Menerapkan Sistem ERP
Solusi manajemen perusahaan dan sistem ERP akan memberikan akses mudah bagi Anda untuk menyimpan berbagai data harian dari bisnis Anda, cukup di satu lokasi sentral saja. Hal ini tidak hanya akan dapat meningkatkan aksesibilitas seluruh organisasi perusahaan terhadap informasi, tetapi juga membantu dalam menjaga keamanan data perusahaan. Dengan adanya akses terhadap data perusahaan secara real-time, organisasi perusahaan dapat beroperasional secara efektif dan efisien. Selain itu juga kemudahan berbagi data mampu mendorong kolaborasi antar departemen dan pegawai.
Sistem ERP tela menjadi aset dalam solusi bisnis, khususnya dalam menggunakan sumber daya dengan bijak. Sistem ini sangat berguna bagi para pemimpin perusahaan dalam mengalokasikan sumber daya manusia dan juga finansial perusahaan dengan bijaksana. Ditambah lagi, menerapkan sistem ERP dapat membangun proses yang lebih efisien dengan tetap mengutamakan kualitas dan kinerja organisasi perusahaan, meskipun dengan pengeluaran yang sudah diminimalisir.
Oleh karena itu, dapat dilihat dengan jelas bagaimana penerapan sistem ERP dapat membantu perusahaan meningkatkan produktivitas dan kinerja bisnis. Di atas semua itu, ERP juga mengurangi keluarnya biaya berlebih dari perusahaan dikarenakan pengeluaran digunakan untuk investasi dalam menghasilkan solusi manajemen perusahaan yang lebih bermanfaat.
Cara Kerja Sistem ERP
Sistem ERP bekerja dengan cara mengurangi jumlah sumber daya yang dibutuhkan untuk menjalani bisnis. Meski sumber daya telah diminimalisir, efisiensi dan keuntungan bisnis tetaplah menjadi prioritas utama dari sistem ERP. Sistem ini memberikan akses yang mudah pada setiap pegawai karena mampu mengumpulkan data dari berbagai bagian dalam bisnis dan mengumpulkannya dalam satu lokasi sentral. Apabila sebagian besar sistem ERP sudah bersifat otomatis, setiap pengguna juga dapat saling bertukar informasi dengan mudah. Sistem ini juga mampu mengungkapkan halangan dan inefisiensi yang mungkin terjadi dalam proses bisnis, memberikan para stakeholder kesempatan untuk memperbaiki cara kerja perusahaan mereka.
Sebagai contoh mudahnya, misalkan suatu pesanan dibuat untuk item terakhir dalam stok. Dengan sistem ERP, modul manajemen invetaris dapat langsung mencatat hal ini dan menyampaikannya kepada departemen terkait agar inventarisasi dapat diisi ulang. Tim penjualan juga akan mendapatkan informasi terkait sehingga mereka tidak perlu menerima pesanan untuk stok yang sudah habis.
Contoh lainnya lagi adalah ketika distributor makanan memiliki beberapa cabang di lokasi yang berbeda yang kerap saling berbagi stok dan personil kerja. Informasi mengenai pegawai, stok, dan penjualan, semuanya akan langsung tercatat ke dalam sistem ERP sesuai dengan lokasi cabangnya masing-masing. Ditambah lagi, ketika suatu perusahaan bekerja sama dengan beberapa vendor sekaligus, sistem akan langsung terintegrasi, memunginkan data tercata ke dalam sistem ERP secara otomatis.
Sistem ERP memiliki manfaat untuk setiap fungsi bisnis, khususnya ketika suatu perusahaan memiliki modul yang berbeda dari setiap segmen fungsionalnya. Sistem ERP akan langsung mencatat setiap informasi dengan akurat dan memberikan akses yang mudah pada setiap orang berkaitan.
Seluruh data yang dikumpulkan oleh sistem ERP disusun menjadi proses bisnis dan alur kerja dari seluruh departemen yang mudah dipahami. Selain itu, petinggi-petinggi perusahaan juga dapat melihat apabila satu lokasinya bekerja jauh lebih baik dari cabang lainnya dan mencari tahu mengapa hal itu bisa terjadi dan bagaimana ia bisa memperbaikinya. Yang pasti, data-data yang diterima dari sistem ERP dapat digunakan oleh keseluruhan perusahaan untuk mendapatkan manfaat dari segi proses atau alur kerja manapun.
Langkah-langkah dalam Menerapkan Sistem ERP
Sebelum bisa mengimplementasikan sistem ERP, tentunya terdapat beberapa hal yang perlu dilakukan sehingga keseluruhan proses bisa berjalan dengan lancar dan maksimal. Setidaknya terdapat tujuh fase yang perlu perusahaan lalui ketika memulai penerapan sistem ERP, diantaranya:
- Perencanaan: Sebelum memulai penerapan sistem ERP, perlu dilakukan diskusi dengan tim dari berbagai fungsional untuk menentukan apa saja fungsi yang diperlukan dari sistem ERP demi perkembangan bisnis yang lebih baik dan efisien.
- Pemilihan dan Evaluasi: Setelah itu, tim akan mengumpulkan semua dokumen yang diperlukan, lalu mulai mengevaluasi: cara apa saja yang bisa dilakukan untuk memecahkan segala permasalahan yang ada pada bisnis, bagaimana mereka bisa terus meningkatkan pertumbuhan bisnis mereka ke depannya, dan bagaimana mereka bisa memenuhi semua kebutuhan dari tiap departemen.
- Desain: Tim yang bertugas dalam pengimplementasian sistem kemudian mulai mencari tahu apakah sistem akan dapat mendukung alur kerja mereka saat. Mereka juga perlu menentukan apakah perlu ada perubahan pada proses ataupun penyesuaian lainnya, khususnya apabila terdapat spesialisasi pada proses saat ini.
- Pengembangan: Selanjutnya, perlu ditentukan bagaimana perusahaan akan melatih para pegawai untuk bisa menggunakan sistem baru. Perlu dibuat penjadwalan yang sesuai agar pegawai bisa menerima pelatihan secara maksimal. Hal ini dikarenakan, pada fase ini para ahli telah meng konfigurasi sistem agar bisa memenuhi kebutuhan yang telah dijabarkan pada tahap-tahap sebelumnya dan mulai memindahkan data ke sistem yang dibuat.
- Pengujian: Ini merupakan fase terpenting dalam proses penerapan sistem ERP. Pengujian sistem perlu dilakukan oleh seluruh user di perusahaan karena tim harus memastikan bahwa sistem dapat berjalan dengan lancar dan mencari permasalahan yang sebelumnya belum ditemukan.
- Penyebaran: Setelah pengajian dilakukan, kini saatnya sistem yang baru mulai diterapkan dalam perusahaan. Pada prosesnya, kerap terjadi kendala, khususnya dari para pegawai yang masih belum familiar dalam penggunaannya. Oleh karena itu, pelatihan terhadap para pegawai harus diutamakan agar tidak perlu dilakukan banyak perubahan pada sistem.
- Konfigurasi: Pada fase terakhir, tim perlu memastikan kalau sistem sudah dapat memenuhi setiap kebutuhan dari sistem baru yang disediakan. Selama berjalannya proses, terdapat kemungkinan perlu adanya konfigurasi baru yang perlu ditambahkan. Hal ini tentu dilakukan dengan bantuan Mandreel sebagai konsultan yang telah berpengalaman dalam bidangnya.
Beberapa Keuntungan dalam Menerapkan Sistem ERP
Di zaman yang terus berkembang ini, ERP dapat memberikan bermacam solusi untuk bisnis Ana melalui fitur-fitur yang disediakannya. Berikut adalah beberapa keuntungan yang dapat Anda raih dengan mengimplementasikan sistem ERP ke dalam perusahaan Anda:
- Hemat biaya – Adanya sistem otomatis dapat mengurangi kebutuhan pegawai yang berlebih. Selain itu, inefisiensi yang dapat menyebabkan pembekakan biaya juga akan lebih mudah ditemukan. Perusahaan dapat melihat dengan cepat pengeluaran apa saja yang telah dilakukan dengan adanya sistem cloud dari ERP.
- Meningkatkan efisiensi dan visibilitas – Perusahaan dapat memanfaatkan sistem otomatis untuk mengumpulkan informasi lebih cepat. ERP juga meningkatkan visibilitas real-time yang tepat terhadap berbagai bagian dalam bisnis Anda yang penting dalam memenuhi kebutuhan pelanggan.
- Meminimalisir resiko – Data akurat yang disampaikan oleh ERP dapat meminimalisir kesalahan yang dapat menyebabkan berkurangnya penjualan. Selain itu, kontrol akses dan jalur kerja terperinci dapat mencegah terjadinya penipuan dan memperkuat keuangan.
- Meningkatkan kolaborasi – Mempermudah dalam berbagi data dengan sistem informasi yang terintegrasi. Karena semua informasi tersimpan dalam satu tempat, para pegawai juga akan dapat memantau progres dan status dari proyek yang berhubungan dengan pekerjaan mereka.
- Reporting dan analytics – ERP menyediakan tools bagi user untuk melacak KPI, menampilkan metrics ataupun perbandingannya sehingga memberikan solusi yang efektiff dalam hal reporting dan analytics.
- Perkembangan Bisnis – Memungkinkan pertumbuhan perusahaan karena ERP dapat memudahkan pengelolaan proses bisnis yang semakin rumit. Selain itu, dengan akses data dari berbagai perusahaan, ERP dapat menentukan tren yang sedang naik sehingga mampu memberikan wawasan bisnis yang bermanfaat.
- Sekuritas data – Tentunya sistem yang digunakan perusahaan mengandung data-data sensitif dan kritis yang perlu dilindungi, oleh karena itu software ERP yang digunakan pastinya mampu melawan cyber attack dan mencegah adanya serangan terhadap data perusahaan dengan memanfaatkan protokol sekuritas paling mutakhir.
- Meningkatkan pelayanan terhadap pelanggan – Menerapkan sistem ERP pada perusahaan dapat memperkuat relasi Anda dengan partner bisnis dan klien Anda. Kemudahan dalam mengakses informasi membuat berbagi wawasan dengan supplier dan provider lainnya menjadi lebih efisien. Perusahaan juga dapat lebih responsif terhadap kepuasan pelanggan.
- Skalabilitas dan fleksibilitas – Sistem cloud dari ERP mampu beradaptasi dengan perubahan kebutuhan, besar maupun kecil, dari perusahaan. Selain itu, ERP juga mampu memberikan fleksibilitas yang dapat mendukung tujuan-tujuan bisnis melalui sistem yang sudah disesuaikan dengan workflow perusahaan. Dengan begitu, ERP dapat mendorong kreativitas dari para pegawai perusahaan.
- Penyesuaian kebutuhan – Solusi yang disediakan oleh sistem ERP harus dapat menjawab segala kebutuhan bisnis, apalagi jika Anda memiliki bermacam proses khusus yang memerlukan perluasan sistem yang memungkinkan ahli IT melakukan penambahan fitur yang diperlukan.
Beberapa Kekurangan dari Sistem ERP
Meskipun beberapa keuntungan yang telah disebutkan sebelumnya dapat membantu perusahaan dari berbagai aspek, terdapat beberapa halangan yang memungkinkan dihadapi dalam prosesnya. Berikut beberapa rintangan yang mungkin anda hadapi ketika menerapkan sistem ERP ke dalam bisnis Anda:
- Pemahaman sistem – Seperti kebanyakan teknologi pada umumnya, perlu ada pelatihan bagi seluruh pegawai yang akan menggunakan sistem ERP kedepannya. Kesulitan mungkin saja terjadi pada awal penggunaannya. Namun seiring berjalannya waktu, pegawai akan semakin terbiasa dan menyadari segala kemudahan yang diperoleh dari sistem ERP.
- Kompleksitas – Alur kerja mungkin akan terasa kompleks dan mengintimidasi dengan berbagai fitur yang disediakan oleh sistem ERP. Akan tetapi, sistem software saat ini sudah dibuat agar lebih mudah digunakan sehingga mampu meningkatkan user experience itu sendiri.
- Pemeliharaan – Dahulu, penerapan sistem ERP memerlukan banyak biaya akibat berbagai system upgrade yang perlu dilakukan. Permasalahan ini akan lebih teratasi pada zaman ini karena sistem yang disediakan saat ini akan diurus secara menyeluruh oleh sang provider secara reguler.
- Biaya – Pada awal kemunculannya, sistem ERP dapat tergolong sebagai software yang cukup mahal untuk diterapkan dan dipelihara. Namun, seiring berkembangnya zaman, sistem ERP kini sudah dibuat lebih terjangkau untuk segala macam perusahaan, walaupun Anda tetap harus menginvestasi waktu dan finansial Anda secara bijaksana.
- Keterlambatan – Selama perusahaan menerapkan sistem ERP, memungkinkan untuk terjadi keterlambatan dan biaya tambahan. Hal ini dikarenakan data-data yang perlu dikonservasi ke format yang sesuai dengan platform baru yang digunakan. Oleh karena itu perlu dilakukan pemeriksaan dan konsultasi secara reguler dengan ahli IT yang bertanggung jawab.
- Pemecahan masalah – Yang terakhir, ERP tidak akan secara langsung memperbaiki inefisiensi error yang terjadi pada sistem. ERP berperan untuk menemukan permasalahan-permasalahn tersebut pada proses bisnis secara akurat dan memberikan Anda kesempatan untuk mencari cara yang untuk menjalankan bisnis dengan lebih baik dan efisien.
Namun, beberapa halangan ini dapat dicegah dengan persiapan yang matang dan memilih partner yang tepat. Oleh karena itu, perlu adanya perencanaan yang bijaksana dan bertanggung jawab sebelum Anda memulai perjalanan Anda dengan sistem ERP. Maka dari itu, tim Mandreel siap membimbing Anda dalam setiap prosesnya agar dapat mencapai hasil yang optimal.
Siapa Saja yang Perlu Menerapkan Sistem ERP
Dari keuntungan-keuntungan yang telah disebutkan sebelumnya, telah banyak perusahaan dari bermacam industri yang menerapkan sistem ERP dalam keberjalanan bisnisnya. Apalagi dengan berbagai solusi manajemen perusahaan yang ditawarkannya. Berikut beberapa contoh industri yang sudah mulai menggunakan sistem ERP :
- Building & Construction
- Manufacturing
- Distribusi Wholesale
- Manajemen Pembuangan
- Edukasi
- Retail
- Software dan Teknologi
- Logistik
- Transportasi
- Retail
- Hospitality
- Kesehatan
- Media dan publishing
- Dan sebagainya
Hubungi Kami untuk Keberlangsungan Bisnis Anda
Mandreel, sebagai agensi konsultan terpercaya, siap membantu berkembangnya bisnis Anda dengan bermacam jasa yang kami sediakan. Dengan berbagai pengalaman dan pengetahuan yang luas pada bidang ini, para ahli kami sudah banyak membantu mempersiapkan berbagai solus sistem ERP untuk berbagai operasi bisnis. Program kami akan menjadi pilihan yang tepat untuk perusahaan Anda dengan jaminan: memberikan solusi terbaik untuk bisnis Anda, kemudahan dan fleksibilitas pada platform cloud-based, menyesuaikan kebutuhan perusahaan Anda, mengutamakan produktivitas dan efisiensi, dan tentunya selalu memberikan pelayanan handal dari tim kami.
Untuk mencari tahu lebih lanjut lagi ataupun tertarik untuk menerapkan sistem ERP untuk perusahaan Anda sendiri, Anda bisa menghubungi kami melalui email atau kontak Whatsapp kami. Bersama para professional IT kami, anda bisa melengkapi dan menjadikan sistem ERP anda menjadi pendorong keberhasilan bisnis Anda.
